Privacybeleid

Welkom bij het privacybeleid van Ragently. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en gaan zorgvuldig om met alle informatie die via ons platform wordt verwerkt.

Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij gegevens beveiligen en welke rechten gebruikers hebben onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.

Ragently is ontwikkeld volgens de principes van privacy by design en privacy by default. Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren, beveiligen en verbeteren van onze diensten.

Ragently VOF is de eigenaar en exploitant van Ragently.

Voor vragen over privacy, gegevensverwerking of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Afhankelijk van het gebruik van Ragently kunnen verschillende rollen onder de AVG van toepassing zijn.

Ragently VOF als verwerkingsverantwoordelijke

Ragently VOF treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die betrekking hebben op:

• accountbeheer
• facturatie
• supportverzoeken
• beveiliging
• systeembeheer
• wettelijke verplichtingen

Ragently als verwerker namens klanten

Wanneer klanten persoonsgegevens verwerken via Ragently, bijvoorbeeld via AI-klantenservice of Shopify-integraties, treedt Ragently op als verwerker namens de betreffende klant.

De klant blijft in dat geval verantwoordelijk voor:

• de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens
• het informeren van eindgebruikers
• het bepalen van bewaartermijnen
• het voldoen aan overige AVG-verplichtingen

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze diensten.

Account- en bedrijfsgegevens

• naam
• e-mailadres
• bedrijfsnaam
• factuurgegevens
• gebruikersinstellingen
• abonnement- en betaalinformatie

Service- en gebruiksgegevens

• chatinteracties
• vragen en antwoorden
• AI-configuraties
• foutmeldingen
• systeeminformatie
• beveiligingslogs
• gebruiksstatistieken

Technische gegevens

• IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd)
• browsertype
• apparaatinformatie
• tijdstempels
• API-verzoeken
• sessie-informatie

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het leveren van AI-diensten
• klantenservice en support
• beveiliging van systemen en accounts
• foutanalyse en technische optimalisatie
• facturatie en administratie
• naleving van wettelijke verplichtingen
• fraudepreventie
• verbetering van prestaties via geanonimiseerde statistieken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, waaronder:

• uitvoering van een overeenkomst
• gerechtvaardigd belang
• wettelijke verplichting
• toestemming van de gebruiker (indien vereist)

Voor AI-functionaliteiten maakt Ragently gebruik van twee AI-aanbieders:

• Venice AI (venice.ai) is de primaire AI-aanbieder. Venice is gebouwd rond privacy: de inhoud van verwerkte gesprekken wordt door Venice niet opgeslagen en niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Zie ook onze AI-privacypagina.
• OpenAI (openai.com) wordt gebruikt als automatische reserve wanneer Venice tijdelijk niet beschikbaar is, en voor het analyseren van afbeeldingen die in een gesprek worden geüpload.

Bij beide aanbieders kunnen persoonsgegevens en klantinhoud tijdelijk worden verwerkt om AI-antwoorden te genereren.

Gegevens die via onze AI-aanbieders worden verwerkt, worden door die aanbieders niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

• Venice AI slaat de inhoud van verwerkte gesprekken niet op.
• OpenAI wordt uitsluitend via de zakelijke API gebruikt. OpenAI gebruikt API-gegevens niet voor training en kan deze maximaal 30 dagen bewaren voor misbruikdetectie, waarna ze worden verwijderd.

Gegevens kunnen wel door Ragently zelf worden opgeslagen om de dienst te leveren.

Dit kan onder meer betrekking hebben op

• chatgeschiedenis
• gebruikersbeheer
• foutanalyse
• beveiligingsdoeleinden
• systeemoptimalisatie

Ragently slaat applicatiegegevens (waaronder gesprekken en klantprofielen) op via eigen beveiligde servers in Nederland die door Ragently VOF worden beheerd en uitsluitend toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.

Voor de opslag van geüploade bestanden (zoals kennisbankdocumenten en chatbijlagen) en voor back-ups maakt Ragently daarnaast gebruik van Microsoft Azure Blob Storage. Webverkeer naar het platform loopt via Cloudflare.

Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• TLS 1.3 transportbeveiliging
• encryptie van gevoelige gegevens
• toegangscontrole
• netwerksegmentatie
• auditing en logging
• monitoring van systemen
• beveiligde back-up procedures

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, bijvoorbeeld via onze AI-aanbieders Venice AI en OpenAI (beide gevestigd in de Verenigde Staten) of via Google Analytics.

Wanneer dit gebeurt, zorgt Ragently voor passende waarborgen conform de AVG, waaronder:

• Standard Contractual Clauses (SCC's)
• passende beveiligingsmaatregelen
• contractuele afspraken met verwerkers

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

Verwijderverzoeken van eindgebruikers die binnenkomen via gekoppelde platformen (zoals Shopify of Meta) worden automatisch verwerkt. Bij het verwijderen van een account worden de gegevens van de betreffende omgeving verwijderd.

11.1 Klantgeheugen (Memory)

Klantgeheugen is een optionele functie op het Pro-abonnement, standaard uitgeschakeld. De ondernemer (onze klant) bepaalt zelf of deze functie wordt ingeschakeld voor zijn of haar account.

Wanneer klantgeheugen actief is, slaan wij een klantprofiel op (naam, e-mailadres, telefoonnummer en identifiers van het kanaal waarover contact is geweest, zoals WhatsApp- of Messenger-ID) en een compact, AI-gegenereerd memo van eerdere gesprekken. Dit dient uitsluitend om terugkerende klanten te herkennen en hen sneller en persoonlijker te kunnen helpen.

Het memo bevat nooit bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals gezondheidsinformatie, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke voorkeur, seksuele gerichtheid, etniciteit of biometrische gegevens; dergelijke informatie wordt bij het genereren van het memo altijd volledig weggelaten.

De AI-verwerking die aan klantgeheugen ten grondslag ligt (het genereren van het gespreksmemo) valt onder dezelfde afspraken met onze AI-subverwerkers als de overige AI-functionaliteiten van Ragently (zie sectie 7 en 8).

Ragently maakt gebruik van cookies en vergelijkbare opslagtechnologieën (zoals localStorage en sessionStorage). Op deze pagina leggen wij precies uit welke technologieën wij gebruiken, waarvoor, hoe lang gegevens worden bewaard en hoe jij je toestemming kunt intrekken.

Ragently verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor:

• het leveren van diensten
• technische infrastructuur
• betalingsverwerking
• wettelijke verplichtingen
• beveiligingsdoeleinden

Ragently maakt gebruik van externe subverwerkers voor onderdelen van de dienstverlening, waaronder AI-verwerking, betalingsverwerking, infrastructuur en e-mailbezorging.

Een actueel overzicht van alle subverwerkers, inclusief hun vestigingsland en doel, staat op onze subverwerkerspagina.

13.1 Verzoeken van overheden en opsporingsinstanties

Ragently verstrekt geen persoonsgegevens aan overheidsinstanties, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat op grond van een bindend en geldig bevel. Informele of vrijwillige verzoeken worden geweigerd.

Bij elk verzoek van een overheidsinstantie hanteren wij de volgende werkwijze:

• Rechtmatigheidstoets: wij beoordelen de bevoegdheid van de instantie, de wettelijke grondslag, de vorm van het bevel en de reikwijdte ervan.
• Informeren van onze klant: gaat het om gegevens die wij als verwerker namens een klant verwerken, dan stellen wij die klant onverwijld op de hoogte en verwijzen wij de instantie waar mogelijk door naar die klant als verwerkingsverantwoordelijke. Alleen wanneer de wet ons verbiedt te informeren doen wij dat niet; wij spannen ons dan in om die beperking te laten opheffen of beperken.
• Bezwaar maken: verzoeken die wij onrechtmatig, te ruim geformuleerd of buitenproportioneel achten, betwisten wij — zo nodig met juridische bijstand.
• Dataminimalisatie: als verstrekking uiteindelijk verplicht is, blijft deze beperkt tot het strikt noodzakelijke minimum dat het bevel vereist.
• Vastlegging: wij registreren elk verzoek intern, inclusief datum, instantie, opgegeven grondslag, gevraagde gegevens, onze juridische afweging, de betrokken personen en onze reactie.

Deze werkwijze is ook vastgelegd in artikel 11 van onze verwerkersovereenkomst en geldt voor alle klanten, ongeacht welke versie van die overeenkomst op hen van toepassing is.

Ragently biedt twee optionele koppelingen met Google. Je zet ze zelf aan; zonder jouw toestemming krijgt Ragently geen enkele toegang tot je Google-account.

14.1 Google Agenda

Wanneer je Google Agenda koppelt, vraagt Ragently toegang tot je agenda om twee dingen te doen: opvragen op welke momenten je bezet bent, zodat de AI-assistent alleen vrije tijden aanbiedt, en een afspraak aanmaken wanneer een bezoeker er een boekt. Bij het koppelen tonen we de lijst met agenda's in je account, zodat je zelf kiest in welke agenda geboekt wordt.

Wat wij opslaan: de toegangssleutels van de koppeling (versleuteld), de door jou gekozen agenda en je instellingen — tijdzone, werkdagen, begin- en eindtijd, lengte van een afspraak en de buffer ertussen. Wat wij niet opslaan: de inhoud van je agenda. Bezette tijdvakken worden opgevraagd op het moment dat een bezoeker naar beschikbaarheid vraagt en daarna niet bewaard; we bewaren geen titels, deelnemers of omschrijvingen van je bestaande afspraken.

Bij een geboekte afspraak maakt Google zelf de uitnodiging aan en stuurt die naar de bezoeker. De gegevens die de bezoeker in het gesprek achterliet — naam, e-mailadres en het gekozen tijdstip — bewaren wij als onderdeel van het gesprek en de lead, volgens de bewaartermijnen in hoofdstuk 11.

14.2 Google Sheets

Wanneer je Google Sheets koppelt, maakt Ragently één spreadsheet aan in jouw Google Drive en schrijft daar rijen naartoe: vastgelegde leads, overdrachten naar een medewerker en geboekte afspraken. Ragently gebruikt hiervoor de smalst mogelijke toegang: uitsluitend bestanden die de app zelf heeft aangemaakt. Ragently kan de rest van je Drive niet zien, openen of doorzoeken.

Wat wij opslaan: de toegangssleutels (versleuteld), het nummer van het door ons aangemaakte spreadsheet en welke gebeurtenissen je wilt doorschrijven.

14.3 Beperkt gebruik

Gegevens die Ragently via Google-API's ontvangt, gebruiken wij uitsluitend om de hierboven beschreven functies te leveren. Wij verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Menselijke inzage vindt niet plaats, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming, wanneer dat nodig is voor beveiliging of foutopsporing, of wanneer de wet dat verplicht.

Ragently's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

14.4 Intrekken en verwijderen

Je kunt een koppeling op elk moment verbreken in Ragently, bij Integraties. Wij trekken de toestemming dan bij Google in en verwijderen de opgeslagen toegangssleutels uit onze systemen. Je kunt de toegang ook zelf intrekken via myaccount.google.com/permissions. Bij het verwijderen van je Ragently-account worden deze gegevens meeverwijderd, zoals beschreven in hoofdstuk 16. Het spreadsheet en de afspraken in je agenda blijven van jou: die staan in je eigen Google-account en verwijderen wij niet.

Voor klanten die persoonsgegevens verwerken via Ragently geldt onze verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement / DPA). Deze kunt u hier downloaden: Verwerkersovereenkomst Ragently (PDF).

Hierin worden afspraken vastgelegd over:

• gegevensverwerking
• beveiliging
• geheimhouding
• subverwerkers
• verantwoordelijkheden onder de AVG

Deze verwerkersovereenkomst dekt ook de verwerking van gegevens binnen het klantgeheugen (Memory) en de daarbij horende bewaartermijn (zie sectie 11.1).

Onder de AVG hebben betrokkenen het recht op:

• inzage
• correctie
• verwijdering
• beperking van verwerking
• bezwaar tegen verwerking
• dataportabiliteit
• intrekking van toestemming
• menselijke tussenkomst bij geautomatiseerde verwerking

Verzoeken kunnen worden ingediend via [email protected].

Wij reageren uiterlijk binnen 1 maand, tenzij wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

De AI-functionaliteiten van Ragently ondersteunen klanten bij communicatie en analyse.

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar.

Indien wij ontdekken dat persoonsgegevens van minderjarigen zonder geldige toestemming zijn verwerkt, zullen deze gegevens zo snel mogelijk worden verwijderd.

Indien u van mening bent dat wij persoonsgegevens onjuist verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ragently VOF kan dit privacybeleid wijzigen wanneer wetgeving, dienstverlening of interne processen veranderen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de privacypagina van Ragently.

Wij raden aan dit beleid regelmatig te controleren.

Laatste wijziging: 14 augustus 2026